Nooit meer een schoonmaak vergeten

Gasten checken uit, jij appt de schoonmaker, de schoonmaker appt terug — en op een drukke zaterdag glipt er precies één wissel doorheen. Met een automatisering in BUKAZU stel je dit één keer in en gebeurt het daarna vanzelf: voor elke boeking, in elke accommodatie.

In dit artikel lopen we het volledige proces door. Eerst maak je een taaksjabloon voor de eindschoonmaak, daarna bouw je de automatisering die dat sjabloon op het juiste moment afvuurt. Reken op een kwartier werk. Daarna hoef je er nooit meer naar om te kijken.

Wat is een automatisering eigenlijk?

Een automatisering bestaat uit drie onderdelen. Heb je die eenmaal door, dan bedenk je er zelf tientallen:

1. Een gebeurtenis — iets dat in een boeking gebeurt. Bijvoorbeeld: de gasten vertrekken.
2. Een wachttijd — hoe lang vóór of ná die gebeurtenis er iets moet gebeuren. Bijvoorbeeld: tien uur erna.
3. Een actie — wat er dan gebeurt. Bijvoorbeeld: er wordt een taak aangemaakt voor je schoonmaker.

BUKAZU loopt vervolgens zelf je boekingen na en zet de actie klaar op precies het juiste moment — ook voor boekingen die al lang in je agenda staan.

Wat je nodig hebt

Niet veel. Twee dingen:

• Een gebruiker in BUKAZU voor de persoon die schoonmaakt, zodat je de taak aan hem of haar kunt toewijzen.
• De rechten om taken en automatiseringen te beheren. Twijfel je? Vraag het je beheerder — het gaat om Automatiseringen bewerken en het beheren van taken.

Verder hoef je niets aan of in te schakelen: Automatiseringen staat gewoon in je hoofdmenu.

Stap 1 van 4Maak een taaksjabloon voor de eindschoonmaak

Een taaksjabloon is de blauwdruk van je taak: de titel, de omschrijving en de checklist die je schoonmaker afwerkt. Je maakt hem één keer aan, en elke automatisch aangemaakte taak is daarna een verse kopie — met alle vinkjes weer netjes leeg.

Ga in het hoofdmenu naar Instellingen en kies in het zijmenu Taaksjablonen. Klik op Nieuwe Taaksjabloon aanmaken.

Een beproefde checklist voor een vakantiewoning:

• Bedden afhalen en opnieuw opmaken
• Badkamer en toilet reinigen
• Keuken, koelkast en apparatuur reinigen
• Vaatwasser leegruimen en inventaris controleren
• Stofzuigen en dweilen
• Afval en glas afvoeren
• Sleutels en handdoeken controleren
• Schade of ontbrekende zaken melden

Klik op Taaksjabloon toevoegen. Je sjabloon staat nu in de lijst, met de titel, aan wie hij is toegewezen en het aantal vervaldagen.

Stap 2 van 4Maak de automatisering aan

Ga in het hoofdmenu naar Automatiseringen en klik op Nieuwe Automatisering aanmaken.

Klik op Automatisering toevoegen.

Stap 3 van 4Koppel de actie “Taak aanmaken”

Na het opslaan kom je direct op de pagina Automatisering bewerken. Onderaan staat het blok Acties, met de melding Nog geen acties geconfigureerd. Dat lossen we nu op.

Klik op Actie toevoegen en vul in:

Klik op Actie opslaan. De actie verschijnt meteen in de lijst, met een groene Taak-badge en de titel van je sjabloon erachter.

Stap 4 van 4Controleren of het werkt

Je hoeft niet te wachten op de volgende boeking. Zodra je de automatisering opslaat, kijkt BUKAZU naar al je lopende boekingen en zet de taken alvast klaar voor de vertrekdata die nog komen. Je ziet het resultaat op drie plekken terug:

• In het hoofdmenu onder Taken, met vervaldatum en wie hem moet uitvoeren.
• Op de boeking zelf, op het tabblad Taken — zo zie je in één oogopslag wat er voor die gast nog moet gebeuren.
• Op je dashboard, in de blokken Aankomende taken en Achterstallige taken.

En je schoonmaker? Die krijgt automatisch een e-mail met als onderwerp “Nieuwe taak toegewezen: Eindschoonmaak”, inclusief de vervaldatum, de accommodatie en het boekingsnummer. Dreigt de taak te verlopen, dan volgt er nog een herinnering. Geen appjes meer nodig.

Wat er achter de schermen gebeurt

Een paar dingen die goed zijn om te weten, zodat je de automatisering blind kunt vertrouwen:

• Elke taak is vers. De checklist begint altijd met lege vinkjes, ook al is het sjabloon al honderd keer gebruikt.
• Alles uit het sjabloon gaat mee. Titel, omschrijving, checklist, vervaldatum, toegewezen persoon, labels en bijlagen — je schoonmaker heeft de huisinstructie meteen bij de hand.
• De taak weet waar hij bij hoort. Hij wordt automatisch gekoppeld aan de juiste boeking én de juiste accommodatie.
• Annuleert een gast? Dan vervalt de ingeplande schoonmaaktaak vanzelf. Je stuurt niemand voor niets naar een leeg huis.
• Datum verschoven? Verplaatst een boeking, dan schuift de geplande taak mee.
• Even pauzeren? Zet het vinkje Geactiveerd uit. Alles wat nog gepland stond wordt geannuleerd; taken die al zijn aangemaakt blijven gewoon staan.

Veelgemaakte fouten

Eén keer instellen, en dan?

Zodra deze eerste automatisering draait, wil je er meer. Dit zijn de vijf taken die onze verhuurders het vaakst automatisch laten aanmaken — allemaal met dezelfde actie Taak aanmaken, alleen met een ander moment en een ander sjabloon:

Die laatste is misschien wel de waardevolste. Een borg die te laat terugkomt is de meest voorkomende reden voor een ontevreden gast ná een verder perfect verblijf. Zet er een taaksjabloon op met een checklist — schaderapport nagekeken, meterstanden verrekend, bedrag overgemaakt — en het gebeurt voortaan binnen drie dagen, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.

Het patroon is elke keer hetzelfde: kies een moment, kies een wachttijd, koppel een sjabloon. Alles wat je nu nog in je hoofd of in een spreadsheet bijhoudt, kun je zo uit handen geven.